Bureau van Es ~ RB&B

Wet Huis voor Klokkenluiders

Wet Huis voor Klokkenluiders en rol van de Vertrouwenspersoon Integriteit 

In de wet Huis voor Klokkenluiders heeft als doel doel de mogelijkheden tot het melden van een misstand met een maatschappelijk belang door werknemers te verbeteren en de melder beter te beschermen tegen benadeling.   De wet verplicht werkgevers bij wie ten minste 50 personen werkzaam zijn tot het vaststellen van een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand.  De  ervaring leert dat een dergelijke interne meldregeling drempelverlagend werkt en kan voorkomen dat zaken publiekelijk escaleren.

In de wet Huis voor Klokkenluiders wordt ook geregeld dat medewerkers die in vertrouwen over het eventueel doen van een melding willen spreken, terecht moeten kunnen bij een adviseur met geheimhoudingsplicht.  De vertrouwenspersoon integriteit is zo'n adviseur.
 

Advies 

Ik kan u advies geven over de rol van de vertrouwenspersoon integriteit  en het beleid dat van u verlangd wordt in het kader van de Wet Huis voor Klokkenluiders. Voor wat het de VPI rol betreft lijkt het mij handig een uitwerking volgens de principes van de wet HvK al in kwartaal 2 van dit jaar af te maken. 
 

De Wet Huis voor Klokkenluiders  (wet HvK) en Het Huis

De afgelopen jaren zijn er veel zaken in de publiciteit geweest van werknemers die via het werk te maken kregen met een misstand met een maatschappelijk belang. Zij kwamen in de problemen omdat zij de misstand naar buiten brachten. Dit was aanleiding voor de Tweede Kamer om te komen tot de Wet Huis voor Klokkenluiders. Deze wet verbetert de meldmogelijkheden en de bescherming van werknemers. Op 1 maart 2016 heeft de Eerste Kamer de Wet Huis voor Klokkenluiders unaniem aangenomen.

Organisaties met 50 of meer medewerkers zullen met ingang van 1 juli 2016 hun bestaande meldregelingen aangepast moeten hebben aan de wet HVK of een passende  nieuwe regeling hebben opgesteld. De OR heeft instemmingsrecht op de interne meldregeling.

De wet HvK heeft tot doel de mogelijkheden tot het melden van een misstand met een maatschappelijk belang door werknemers te verbeteren en de melder beter te beschermen tegen benadeling.   De wet verplicht werkgevers bij wie ten minste 50 personen werkzaam zijn tot het vaststellen van een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand.  De  ervaring leert dat een dergelijke interne meldregeling drempelverlagend werkt en kan voorkomen dat zaken publiekelijk escaleren. 

De wet HvK voorziet in de oprichting van het Huis voor Klokkenluiders (het Huis) . Het Huis kan werknemers met een vermoeden van een misstand met een maatschappelijk belang adviseren en kan onderzoek doen naar deze vermoede misstand en naar de wijze waarop de werkgever zich tegenover de melder heeft gedragen. Het Huis wordt ondergebracht bij de Nationale Ombudsman maar staat open voor meldingen uit zowel de publieke als de private sector.  Het is de bedoeling dat de knowhow zoals verzameld bij het Adviespunt Klokkenluiders, de  Onderzoeksraad Integriteit Overheid, de Expertgroep Klokkenluiders en het Bureau Integriteit Openbare Sector (BIOS) ingebracht wordt in het Huis voor Klokkenluiders.

Het Huis heeft geen zelfstandige onderzoeksbevoegdheid. Er moet in alle gevallen een signaal van een werknemer bij het Huis zijn binnen gekomen.   De werknemer kan blokkeren dat zijn informatie wordt overgedragen aan de afdeling onderzoek. De werknemer houdt dus altijd de regie over zijn adviesaanvraag. Overheidsinstanties moeten de onderzoekers toegang verlenen en volledig meewerken.  Onderzoek bij bedrijven zal zich in eerste instantie beperken tot het opvragen van informatie en schriftelijk bewijs. Bij vermoeden van strafbare feiten wordt het OM ingeschakeld. De afdeling onderzoek van het Huis stelt van het onderzoek een rapport op. Nadat de werkgever en de melder op het concept hebben kunnen reageren, maakt de afdeling onderzoek het rapport openbaar. 

 

Selectie uit informatie van het Huis voor Klokkenluiders

Het voormalig Adviespunt Klokkenluiders heeft een informatiepakket over de wet HvK samengesteld voor de private en semipublieke sector. Dit informatiepakket bestaat uit een informatiebrief en een modelregeling ‘Omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid’ met bijbehorende toelichting.  U kunt de informatie opvragen bij het Huis voor Klokkenluiders.

Hoofdregel is: eerst intern melden.  Slechts in uitzonderingssituaties extern melden.

De hoofdroute bij de modelregeling is gericht op het intern melden waarbij de organisatie eerst zelf in de gelegenheid wordt gesteld het vermoeden van de misstand te onderzoeken en haar maatregelen te nemen.  Slechts wanneer  intern melden in redelijkheid niet kan worden gevraagd van de melder (artikel 14 modelregeling) kan direct extern gemeld worden.  Als de melding intern niet serieus wordt opgepakt kan melder doorschakelen naar het doen van een externe melding.

Melden van een misstand met een maatschappelijk belang

De wet HvK is gericht op onderzoek en afhandeling van misstanden die uitstijgen boven het niveau onregelmatigheden, individuele kwesties of een persoonlijk arbeidsconflict. De regeling is ook niet bedoeld om de inhoud van een wet ter discussie te stellen.   Er moet sprake zijn van een patroon of structureel karakter of van een zodanige ernstige of omvangrijke misstand dat daardoor het algemeen / maatschappelijk belang wordt geraakt.

In artikel 1 van de modelregeling wordt verwezen naar…..

  • (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een strafbaar feit;
  • (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
  • (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
  • (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
  • (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
  • (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift;
  • (dreigende) verspilling van ;
  • (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over hierboven genoemde feiten.

Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand. Het gaat om een onvol-komenheid of ongerechtigheid die niet zo ernstig is dat daarbij het maatschappelijk belang in het geding is .  Onregelmatigheden kunnen enkel intern worden gemeld.

Melden van ‘lichtere’  misstanden

Als een organisatie haar regeling op maat aan het maken is wordt meestal de mogelijkheid gecreëerd om ook ‘lichtere’ misstanden te melden. Het gaat om gedragingen  die het maatschappelijk belang zouden kunnen raken of haaks staan op het eigen organisatie belang.  Denk op het terrein van ongewenst gedrag bijvoorbeeld aan  klachten over pesten, discriminatie, intimidatie en geweld in de werksfeer:

  • is het een individuele klacht  of van een vermoeden van een misstand die raakt aan het maatschappelijk belang?
  • Wat is de ernst van het ongewenste gedrag?
  • Doet het zich op structurele basis voor?
  • Zijn er meerdere personen bij betrokken?
  • Is er sprake van een cultuur waarin leidinggevenden dergelijk gedrag gedogen

Bij wie kan en werknemer melden en kan hij een adviseur raadplegen ?

De Wet HvK schrijft niet voor bij wie in de organisatie een melding moet worden gedaan. Dit moet de werkgever zelf in de meldregeling bepalen en uitwerken. De werkgever kan vastleggen dat de melder bij een leidinggevende, een vertrouwenspersoon of een ander daartoe aangewezen persoon kan melden. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is op grond van de wet HvK geen verplichting.

De werkgever dient in de meldprocedure wel vast te leggen dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. Dit moet een persoon zijn die een geheimhoudingsplicht heeft, bijvoorbeeld een advocaat, een bedrijfsarts of een bedrijfsmaatschappelijk werker.  Ook kan dit de vertrouwenspersoon zijn die werkt volgens het principe ‘vertellen is sparren’ en uitdrukkelijk niet volgens het principe ‘vertellen is melden’.

Vertrouwelijk omgaan met de melding, de identiteit van de melder  en de  mogelijkheid om via de vertrouwenspersoon te melden

De melder bepaalt zelf of hij een melding wil doen. De werkgever is op grond van de wet verplicht om de melding vertrouwelijk te behandelen, als de melder daarom verzoekt. Alle betrokkenen bij de melding moeten ook strikt vertrouwelijk met de melding en de identiteit van de melder omgaan. Voor vertrouwensfuncties, zoals de arbo-arts, geldt bovendien een verschoningsrecht. Anoniem melden is niet in de Wet Huis voor Klokkenluiders geregeld. In de modelregeling artikel 8 lid 3  staat wel de mogelijkheid genoemd dat de vertrouwens-persoon  de melding kan doorgeven zonder de identiteit van melder te noemen. De vertrouwenspersoon functioneert dan in de rest van het traject als intermediair tussen degenen die de melding onderzoeken of naar aanleiding van de melding beslissen.

Beschermign van melder tegen benadeling

In de wet is vastgelegd dat de werkgever de werknemer niet mag benadelen als gevolg van het op de juiste wijze melden van een vermoeden van een misstand met een maatschappelijk belang.  In de modelregeling en toelichting worden in dit kader punten vermeld als:  voorafgaand aan een melding de mogelijkheid hebben de nadelen van het doen van een melding te bespreken met een contactpersoon, gedetailleerd overzicht van van benadelende maatregelen, de plicht voor werkgever om melder te beschermen tegen eventuele benadeling door leidinggevende of collega’s en de plicht om werknemers die zich schuldig maken aan benadeling te waarschuwen of straffen.

Onderzoek en Oordeel, Publicatie en Evaluatie

In de modelregeling worden veel handvaten gegeven over spelregels bij het onderzoek naar de melding, het komen tot een oordeel, het innemen van een standpunt en het communi-ceren van dit standpunt naar de belanghebbenden.

De regeling zal ook bekend moeten worden gemaakt op de website van uw organisatie. Zodat bijvoorbeeld ook leveranciers en externen die voor uw organisatie werken.  Jaarlijks zal ook een rapportage gemaakt moeten worden over het beleid aangaande het melden van missstanden, het aantal meldingen, de standpunten van de werkgever en de ervaringen met het tegengaan van benadeling.
 

Rol van de vertrouwenspersoon integriteit in het kader van de wet HvK

Inzet vertrouwenspersoon niet verplicht op basis van wet HvK, wel voor de hand liggend  

Op diverse plaatsen in de modelregeling wordt gesproken over  de vertrouwenspersoon.  Landelijk gezien wordt deze rol  als vertrouwenspersoon integriteit (VPI) omschreven.  Inzet van een VPI is echter niet verplicht op basis van de wet HvK.

Eerder op deze pagina is aangegeven dat de melder een beroep moet kunnen doen op een contactpersoon (die met hem kan doorspreken over de risico’s op benadeling) en een adviseur waarmee melder in vertrouwen kan spreken over het vermoeden van een misstand en de beste wijze over hoe daar mee om te gaan.  Mijn inziens is een VPI zeer geschikt om deze rollen te vervullen.

Vertrouwenspersoon Ongewenst Gedrag (VPO) en VPI

De vertrouwensrol is in veel organisaties gegroeid vanuit de verplichting medewerkers te beschermen tegen ongewenst gedrag (agressie, seksuele intimidatie, pesten, discriminatie) door collega’s of leidinggevenden.  De VPO is ter beschikking voor medewerkers die zelf slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag.  De VPI wordt vooral benaderd wanneer een medewerker het vermoeden van een misstand wil bespreken waarbij de organisatie  of de samenleving slachtoffer is.  VPO en VPI baseren hun handelen op verschillende inhoudelijke gronden, maar hebben voor beide rollen in het contact met medewerkers ongeveer gelijke competenties nodig.  De laatste jaren is de gewoonte gegroeid de rollen van VPI en VPO door één dezelfde VP te laten vervullen en het aan de deskundigheid van de VP over te laten de eventuele verschillen tussen de twee rollen te bewaken en als nodig naar de medewerker toe uit te leggen.

Beleid preventie ongewenst gedrag en beleid bevordering integer handelen

Als het beleid integriteit niet goed op papier staat, niet goed wordt ingevuld of niet goed wordt uitgedragen, dan heeft zowel de VPO als de VPI daar last van. De praktijk leert dat wanneer dit beleid niet (goed) is geregeld dat de medewerker die klem zit, zich meldt bij de VPO. Dit kan de VPO in een lastig parket brengen. Of de medewerker blijft er zelf mee rond lopen. Dat is een gemiste kans voor de organisatie. Ook de VPI die zich niet gedekt voelt door goed beleid loopt  risico’s.  Als de organisatie niet goed na denkt over de rol van de  VPI en diens werkwijze dan hebben daar zowel de VPO als de VPI last van.  Voor beide VP-rollen is het belangrijk dat de organisatie  haar verantwoordelijkheid neemt om het nieuwe beleid te ontwikkelen of actualiseren en vervolgens zorgvuldig te implementeren.