Bureau van Es ~ RB&B

Taken van de Vertrouwenspersoon Ongewenst Gedrag

Taken van de VPO: ondersteuning medewerkers en advies naar organisatie

Er zijn drie hoofdtaken (*)  in het takenpakket van de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag te onderscheiden: 

  1. Opvangen, begeleiden en informeren van de medewerker.
  2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie.
  3. Adviseren van bestuur en management.

De werkzaamheden die onder deze hoofdtaken vallen kunnen in elke organisatie na overleg op details aangepast worden. Dit geldt vooral voor de taken bij 2 en 3.

*: de driedeling wordt gehanteerd door LVV ( Landelijke Vereniging voor vertrouwenspersonen)  en is ook terug te vinden op de www,arboportaal.nl .  De invulling hieronder is deels afkomstig van de LVV (Functieprofiel vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, versie 2016) en deels  aangevuld op basis van mijn eigen werk als vertrouwenspersoon. 
 

1 -  Opvangen, begeleiden en informeren van de medewerker

  • VPO is aanspreekpunt voor medewerkers die ongewenste omgangsvormen ervaren (discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie en grensoverschrijdene gedrag bij conflicten) en zorgt voor de eerste opvang.
  • Een 2e VPO is ter beschikking om 'veroorzaker / aangeklaagde' te ondersteunen. 
  • VPO luistert naar medewerker en begeleidt hem of haar met als doel bij te dragen aan het beëindigen van ongewenst gedrag, de-escalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen
  • VPO bespreekt met medewerker of 'informele' oplossingen door middel van gesprek mogelijk zijn, of bemiddeling tot verbetering kan leiden of dat meer formele oplossingen waarin waarheidsvinding centraal staat het meest op zijn plaats zijn.  (Formele oplossingen: klachtenprocedure intern, civiel-rechtelijke of strafrechtelijke procedures extern)
  • VPO bespreekt met medewerker voor- en nadelen van de mogelijke oplossingen en helpt medewerker kiezen voor de best bij medewerker passende aanpak. 
  • VPO kan medewerker ondersteunen bij het in de praktijk brengen van de gekozen oplossing.
  • VPO verwijst als nodig door naar hulpverlening of jurist.
  • VPO volgt of oplossingen gewerkt hebben en biedt nazorg aan de medewerker.
  • VPO registreert meldingen en gebruikt deze informatie voor advies aan bestuur en management.

2 -  Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie 

  • VPO maakt zich actief bekend in de organisatie.
  • VPO geeft uitleg over ongewenste omgangsvormen en zijn of haar rol aan medewerkers.
  • VPO geeft voorlichting over de preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en het bevorderen van goed gedrag door medewerkers, managers en bestuur.
  • VPO overlegt en stemt af met natuurlijke  samenwerkingspartners als arbo-coördinator,  preventie medewerker, afdeling P&O,  bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen.
  • VPO draagt bij aan bewustwordingssessies die vanuit het management worden ingezet om de medewerkers bewust te maken van de gewenste omgangsvormen in de organisatie.

3 -  Adviseren van bestuur en management 

  • VPO maakt jaarverslag, met trends en signalen over soort  en aantal meldingen en de thema's die voor de organisatie van belang zijn.
  • VPO heeft jaarlijks gesprek met de leiding van de organisatie waarin hij/zij extra betekenis geeft aan het  jaarverslag en ook de Risico Inventarisatie & Evaluatie en uitkomsten van de medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken betrekt.
  • VPO is alert op signalen over de sociale veiligheid in de organisatie en adviseert het management  gevraagd en ongevraagd - altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleidingen geven. VPO reikt zo concreet mogelijke suggesties aan voor verbetering of denkt daar over mee.
  • VPO houdt ontwikkelingen bij op het vakgebied (wettelijk, inhoudelijk) en vertaalt deze naar de eigen organisatie. 

 

Uitgangspunten bij de manier van werken door de vertrouwenpersoon

  • VPO is partijdig, VPO is er voor de medewerker die als eerste ondersteuning vraagt.  Als de veroorzaker / aangeklaagde een beroep doet op de VPO wordt deze doorverwezen naar een 2e VPO.
  • VPO ondersteunt. Medewerker houdt de regie en beslist.
  • Hulp en ondersteuning door de VPO is zorgvuldig en vertrouwelijk.
  • VPO heeft een geheimhoudingsplicht tenzij er op grond van een meldcode of andere regeling een plicht tot melden is, of wanneer VPO door het zwijgen in gewetensnood komt.  In het laatste geval zal de VPO echter pas spreken nadat hij het protocol doorbreken geheimhouding / vertrouwelijkheid heeft gevolgd. Dit wordt vooraf met de medewerker besproken.
  • VPO is onafhankelijk en legt enkel verantwoording af aan opdrachtgever.
  • VPO legt bij deze verantwoording geen inhoudelijke verantwoording af aangaande individuele gevallen.
  • VPO is preventief, de inzet is er op gericht om verdere escalatie te voorkomen.
  • VPO adviseert de organisatie over het bijstellen van het beleid inzake ongewenst gedrag.
     

Gedragscode vertrouwenspersoon

Bij het werken aan deze taken houdt de vertrouwenspersoon zich aan de gedragscode van de LVV.
 

Vertrouwenspersoon voor 'melders/klagers' maar ook voor 'veroorzakers/aangeklaagden'

De VPO is ter beschikking voor medewerkers die ongewenst gedrag ervaren, maar ook voor medewerkers waarover geklaagd wordt.  In één zaak kunnen beide rollen echter niet gecombineerd worden. De taken die hierboven voor medewerkers genoemd zijn  die ongewenste omgangsvormen  ervaren zijn allemaal van toepassing op situaties  waarin veroorzaker / aangeklaagde een beroep op de VPO doet.