AVG: Privacyverklaring werk klachtenonderzoeker

Privacyverklaring voor ons werk als klachtenfunctionaris, klachtenonderzoeker of klachtencommissielid

Ik vat deze functies samen onder de naam klachtenonderzoeker.

In het kader van onze dienstverlening in de rol van klachtenonderzoeker verwerken wij uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring hebben wij opgesteld om u te informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Deze privacyverklaring, voldoet aan de principes van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) en is voor het laatst aangepast op 14 juni 2018.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

De persoonsgegevens worden verwerkt door: Wim van Es, Bureau van Es ~ RB&B, wimvanes@bureauvanesrbb.nl 

Of door klachtenonderzoekers die onder zijn verantwoordelijkheid werken. Wim van Es heeft met hen een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat ook zij zich aan deze privacyverklaring houden.

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die u ons zelf verstrekt in gesprek of via de e-mail, telefoon of app. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig.

Persoonsgegevens die bijgehouden worden en de reden daarvoor

Wij verwerken enkel persoonsgegevens voor zover die betrekking hebben op de klacht die wij onderzoeken, het onderhouden van contact, het bieden van  een goede en efficiënte dienstverlening, het factureren van gewerkte uren aan opdrachtgever en het adviseren van opdrachtgever in het jaarverslag. Het gaat om:

1- contactgegevens zoals e-mail adres en telefoonnummers;

2- informatie die ik in mijn rol als klachtenfunctionaris  nodig heb voor de door u aan mij  gevraagde ondersteuning;
3 -informatie die ik in mijn rol van klachtenonderzoeker of klachtencommissie lid in het kader van hoor en wederhoor verzamel. Dit kunnen soms bijzondere persoons-gegevens zijn (**);
4- gewerkte uren.

• **: Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld ‘effecten van een conflict op uw gezondheid’ of bv ‘persoonlijke kenmerken waarmee u gepest of gediscrimineerd wordt

De grondslag voor het bijhouden van de persoonsgegevens

Wij verwerken deze gegevens alleen nadat u ons, na het lezen van deze privacy verklaring, schriftelijk of digitaal toestemming hebt gegeven voor het bijhouden van deze gegevens.

De gegevens die onderzoekers vastleggen zijn enkel ter beschikking van u, van aangeklaagde, van onderzoekers en van de organisatie die de klacht laat onderzoeken (*)

De informatie van  klager en aangeklaagde worden in het kader van hoor en wederhoor ook aan elkaar voorgelegd. U krijgt deze informatie vooraf ter inzage en heeft de gelegenheid uw eigen informatie aan te vullen of aan te passen. De conclusies van de onderzoekers worden uiteindelijk voorgelegd aan de organisatie die de klacht heeft laten onderzoeken.  U krijgt deze conclusies vooraf ter inzage en heeft de mogelijkheid ze te becommentariëren.

• *: De organisatie die de klacht laat onderzoeken heeft een eigen beleid voor het omgaan met persoonsgegevens naar aanleiding van klachten. 

Geheimhoudingsplicht, mits ….

Alle betrokkenen, direct of indirect,  bij de klachtbehandeling houden zich aan de geheimhoudingsplicht. Desgevraagd zal wel informatie verstrekt worden aan opsporingsambtenaren, het openbaar ministerie of de rechterlijke macht. De geheimhoudingsplicht voor de klachtenonderzoeker vervalt ook als tegen hem of haar een klacht wordt ingediend over de manier waarop hij of zij zich tijdens het onderzoek heeft opgesteld en de klachtenonderzoeker zich zou moeten verdedigen. 

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals wij bij de redenen voor het bijhouden van uw persoonsgegevens in deze privacyverklaring hebben genoemd. In de praktijk betekent dit dat wij uw gegevens verwijderen nadat ons onderzoek beëindigd wordt en wij het jaarverslag voor de organisatie waar u werkt of cliënt bent hebben ingediend en deze is goed gekeurd.

Uw gegevens zijn beveiligd

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen.

Uw rechten

U heeft het recht om Wim van Es een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand een overzicht van deze gegevens. U kunt ons verzoeken gegevens aan te passen, aan te vullen of te verwijderen (*)

• *: In het kader van een formeel klachtonderzoek zal corrigeren of verwijderen niet altijd mogelijk zijn. Wel mag u van ons verwachten dat u in de gelegenheid wordt gesteld uw mening aan het dossier toe te voegen.

Klachten

Als u een klacht heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens neem dan zo snel mogelijk contact op. Ik zal uw klacht serieus, voortvarend (1e reactie binnen 48 uur) en uiteraard vertrouwelijk behandelen en ga ver om met u tot een oplossing te komen. 
Mocht dit alles niet tot een uitkomst leiden waar u tevreden mee bent, heeft u het volle recht uw klacht aan de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt via deze link contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.